Cómo escribir un correo electrónico profesional

El correo electrónico es la principal forma de comunicación en el mundo empresarial actual. Según las estadísticas de Radicati, el promedio de correos electrónicos enviados y recibidos por día es de 125. Con semejante número de emails recibidos por día, ¿cómo puede asegurarse usted de que el suyo sea considerado entre el montón? La clave está en redactarlo de forma clara y concisa, lo que evitará cualquier distracción y confusión. Les dejamos a continuación algunos consejos de utilidad para redactar un correo electrónico profesional:

1. Corto y bueno, doblemente bueno. Tenga cuidado de no divagar y extenderse en un sinfín de párrafos y párrafos. Irse por las ramas es la manera segura de perder la atención del lector y distraerlo del punto que usted pretende comunicar. Antes de comenzar a escribir, pregúntese a si mismo cuál es el mensaje exacto que quiere transmitir. Incluso hacer una lista previa de los puntos a comunicar lo ayudará en la redacción correcta del mensaje, al mismo tiempo que le asegurará que no deje ninguna cuestión importante fuera del correo.


2. No Intente alardear sobre su amplio vocabulario. Mantener las oraciones, los párrafos e incluso las palabras de forma concisa es una necesidad. Un correo claro, directo al grano, y no redundante transmitirá su mensaje de una forma simple y fácil de entender. Logrará más respeto en su interlocutor de esta forma, que redactando un email con palabras complejas y en un tono metafórico, poético y/o complicado.


3. Sea coloquial y amable. Un correo electrónico no es una carta formal, por lo que es correcto utilizar un modo amistoso y humano. ¡Pero no exagere!, tenga en mente que usted se está desenvolviendo en un contexto profesional. Reserve los emoticones y abreviaturas para sus charlas por WhatsApp o Facebook.


4. No hable demasiado sobre su vida privada. Si presentarse es una cuestión necesaria, mantenga las explicaciones al mínimo. Una o dos frases son suficiente. Incluso si ya conoce a la persona con anterioridad, es siempre bueno ofrecer un rápido recordatorio de quién es usted, y cuál es la conexión con el receptor del email. Por ejemplo, puede utilizar una frase como: "Fue muy interesante hablar con usted en la convención del martes".


5. ¡Los modales son siempre importantes! Tanto en la virtualidad como en la vida real. No suene rudo o grosero. Incluir un "Por favor" y un "Gracias" realmente marcan la diferencia en su mensaje. Como explicamos anteriormente, es necesario ir directo al punto, pero no se olvide de incluir unas palabras de apreciación o un cumplido. Logrará así que el lector esté más dispuestos a mantener el contacto y a cumplir con usted.


6. Sea claro con lo que quiere. Tenga cuidado de no enredarse demasiado en cumplidos y rodeos. Asegúrese de que el lector sepa que pasos tomar luego de leer su email. Describa claramente y de manera cortés lo que pretende de su interlocutor, por ejemplo: "¿Podría usted hacerme el favor de revisar el documento antes del viernes?". De esta manera, usted lo está influenciando amablemente a tomar una acción, en lugar de demandarla.


7. Incluya su firma electrónica. Para completar su email de forma profesional, y asegurarse que lo recuerden, configure las propiedades de su correo electrónico para incluir su firma profesional al pie de cada correo. Asegúrese que ésta cuente con su nombre, cargo, un número de contacto, y en caso de poseerlos, su logo o enlace a su sitio web y redes sociales.


8. ¡Relea! Un paso simple y crucial, pero que muchos olvidan. Escribir con apuro puede resultar en errores ortográficos y gramaticales. Una rápida relectura de lo escrito le asegurará una perfecta ortografía, a la vez que le dará la oportunidad de comprobar si su mensaje es realmente claro y al grano. Pruebe eAngel ... una simple y rápida herramienta online que le permitirá conseguir que un profesional en línea revise su correo electrónico por usted.